DEFINICIONES:
 

Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

 
Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
 
Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
 
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
 
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
 
Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
 
Autorizado: Significa todas las personas que bajo responsabilidad de la Empresa u Organización, sus Encargados o aliados comerciales que pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
 
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
 
Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
 
Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
 
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
 
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 
Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
 
Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
 
OBJETIVO:
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Kinisoft Sas.
 
ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Kinisoft Sas, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
 
OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Kinisoft Sas.
 
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Kinisoft Sas, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT: 900353254-3, con domicilio principal en la CR 15 # 7 N 03 de la ciudad de Armenia, República de Colombia. Página web

 

www.kinisoft.com, correo electrónico: [email protected] Teléfono 3128347970 en la ciudad de Armenia.
 
TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
El tratamiento que realizará Kinisoft Sas con la información personal será la recolección, almacenamiento, uso, y circulación a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información, para los siguientes fines:
 
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información
 
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
 
3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
 
4. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias. de aliados, proveedores o terceros.
 
5. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, aliados de negocios y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
 
6. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Kinisoft Sas tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
 
7. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
 
8. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
 
9. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
 
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Kinisoft Sas con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
 
11. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
 
12.Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de Kinisoft Sas para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le aplican.
 
13. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Kinisoft Sas haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
 
14. Prestar los servicios ofrecidos por Kinisoft Sas y aceptados en el contrato suscrito.
 
15. Implementar aplicaciones, scripts, chatbot´s de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
 
16. Suministrar la información a terceros con los cuales Kinisoft Sas tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
 
17. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en la Empresa y/o sus aliados de negocios o proveedores.
 
18. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Kinisoft Sas y/o sus aliados, terceros o proveedores de la Empresa.
 
19. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de productos y/o prestación de servicios
 
20. Para transferir datos a terceros conforme a las disposiciones legales vigentes y en los términos que nos autorice de forma previa, expresa e informada.
 
21. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con la Empresa y/o sus aliados de negocios o proveedores.
 
22. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
 
23. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
 
24. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
 
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información
 
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
 
3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
 
4. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias,
 
5. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, aliados de negocios y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.
 
6. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Kinisoft Sas tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
 
7. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
 
8. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
 
9. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
 
10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Kinisoft Sas con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
 
11. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
 
12. Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de Kinisoft Sas para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le aplican.
 
13. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Kinisoft Sas haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
 
14. Prestar los servicios ofrecidos por Kinisoft Sas y aceptados en el contrato suscrito.
 
15. Implementar aplicaciones, scripts, chatbot´s de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
 
16. Suministrar la información a terceros con los cuales Kinisoft Sas tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
 
17. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en la Empresa y/o sus aliados de negocios o proveedores.
 
18. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Kinisoft Sas y/o sus aliados, terceros o proveedores de la Empresa..
 
19. Notificar a el titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de productos y/o
prestación de servicios
 
20. Para transferir datos a terceros conforme a las disposiciones legales vigentes y en los términos que nos autorices de forma previa, expresa e informada.
 
21. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con la Empresa y/o sus aliados de negocios o proveedores
 
22. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
 
23. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
 
24. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
 
DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
 
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área de servicio al cliente, correo electrónico [email protected] es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos
 
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Kinisoft Sas presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Kinisoft Sas informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
 
VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de Abril de 2010.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
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